Как не забывать о подписках и обязательных расходах

Каталог готовых Excel и Google таблиц

Возможно, нужная таблица уже ждёт вас там!

Перейти в каталог

Введение

Ипотека — 5-го числа. Интернет — 13-го. Аренда — 20-го. Телефон, страховка, онлайн-кинотеатр, музыка, облачное хранилище, банковская подписка… А если вы работаете на себя или ведёте небольшой бизнес, к этому списку добавляются CRM, хостинг, телефония, онлайн-касса, сервисы аналитики и другие рабочие инструменты.

Каждый отдельный платёж легко запомнить. Проблема начинается, когда их становится десять, двадцать или больше.

Какие-то деньги списываются автоматически, что-то нужно оплатить самостоятельно. Один сервис продлится завтра, другой — через неделю. За один месяц уже заплатили, за другой ещё нет. В итоге регулярные расходы оказываются разбросаны между банковскими приложениями, календарём, заметками и собственной памятью.

И периодически возникает знакомая ситуация: «А что у меня вообще ещё спишется до конца месяца?»

Для этого и нужен учёт регулярных платежей — не сложная система финансового планирования, а одно понятное место, где видно, что, когда и сколько нужно оплатить.

Мы сделали готовый календарь регулярных платежей и трекер подписок сразу в двух версиях: для Excel и Google Таблиц. В нём можно собрать постоянные расходы, видеть ближайшие списания, отмечать оплаты и контролировать общую сумму обязательных платежей.

Зачем вообще вести учёт регулярных платежей

Количество подписок и повторяющихся расходов обычно увеличивается незаметно.

Сначала это мобильная связь и интернет. Потом появляется музыка, онлайн-кинотеатр, дополнительное облачное хранилище. Добавляется ипотека или аренда, страховка, абонемент в спортзал, образовательные сервисы.

У предпринимателя список растёт ещё быстрее: аренда офиса, CRM-система, домен, хостинг, телефония, бухгалтерские сервисы, онлайн-касса, корпоративные подписки.

В результате вы можете прекрасно знать свой доход и даже вести бюджет, но всё равно не понимать, какая сумма уже фактически «зарезервирована» под обязательные платежи следующего месяца.

Например, кажется, что на карте осталось 70 000 рублей. Но до конца месяца ещё предстоит оплатить ипотеку, интернет, страховку, несколько подписок и рабочие сервисы на 42 000 рублей.

Формально деньги есть. Фактически свободными являются далеко не все.

Именно поэтому таблица регулярных платежей полезна даже тем, кто не хочет вести полноценный финансовый учёт.

Она отвечает на несколько простых вопросов:

• какие регулярные платежи у меня есть;
• когда следующий платёж;
• сколько нужно заплатить;
• что уже оплачено;
• что осталось оплатить;
• сколько денег потребуется на обязательные расходы за месяц;
• какие списания ожидаются в ближайшие дни.

Вместо необходимости вспоминать всё самостоятельно вы просто открываете календарь.

Какие расходы удобно учитывать в таблице

Трекер регулярных платежей можно использовать как для личных финансов и семейного бюджета, так и для небольшого бизнеса.

Для личного бюджета это могут быть ипотека, аренда квартиры, ЖКХ, интернет, мобильная связь, парковка, страховки, кредиты, абонемент в спортзал, доставка воды, онлайн-кинотеатры, музыка, облачные хранилища, подписки Яндекса, VK, банков и других сервисов.

Для предпринимателя, самозанятого или небольшой компании — аренда офиса, CRM, хостинг, домены, телефония, онлайн-касса, бухгалтерские программы, сервисы аналитики, облачные сервисы и другие постоянные расходы бизнеса.

По сути, сюда можно добавить любой расход, который повторяется и который вы хотите видеть заранее.

Главное преимущество такого подхода — все регулярные расходы находятся в одном месте.

Не нужно отдельно проверять банковское приложение, искать письмо о продлении домена, вспоминать дату оплаты интернета и надеяться, что сервис заранее пришлёт уведомление.

Как устроена таблица регулярных платежей

Мы постарались сделать шаблон максимально простым: чтобы им можно было пользоваться без изучения сложных инструкций и без необходимости самостоятельно создавать формулы.

Основная информация хранится на листе «Регулярные платежи».

Для каждого платежа достаточно указать название, день оплаты и сумму. Например:

Дальше таблица сама помогает контролировать эти данные: определяет следующую дату платежа и показывает, сколько дней до неё осталось.

Поэтому вам не приходится каждый месяц заново составлять список расходов.

Один раз добавили регулярные платежи — дальше работаете с готовой системой.

Сразу видно, сколько денег потребуется на регулярные расходы

Одна из главных задач таблицы — дать ответ не только на вопрос «что мне нужно оплатить?», но и на вопрос «сколько денег на это понадобится?»

В верхней части трекера автоматически рассчитываются основные показатели: общая сумма регулярных платежей, сколько уже оплачено и сколько осталось оплатить. Также отображаются фактические расходы по месяцам.

Это особенно удобно в начале месяца.

Допустим, вы получили зарплату или доход от бизнеса. Вместо ощущения «денег пока достаточно» можно сразу посмотреть сумму предстоящих обязательных расходов.

Если регулярные платежи составляют 99 451 ₽, эта сумма уже перестаёт быть абстрактной. Вы понимаете, какую часть бюджета желательно заранее оставить под обязательные списания.

А в середине месяца таблица покажет, например:

• оплачено — 57 263 ₽;
• осталось оплатить — 42 188 ₽.

То есть не нужно самостоятельно складывать десятки строк и проверять, что уже было оплачено.

Календарь платежей: весь месяц перед глазами

Обычный список хорош для хранения данных, но даты гораздо проще воспринимать в формате календаря.

Поэтому в шаблоне есть отдельный календарь платежей на месяц.

В нём платежи распределяются по дням недели и датам. Рядом с каждой датой отображаются название платежа и сумма.

Например, открыв август, можно сразу увидеть:

Именно такой формат помогает быстро оценить финансовую нагрузку месяца: увидеть не только общую сумму расходов, но и когда конкретно понадобятся деньги.

Оплаченные и ещё ожидающие оплаты позиции визуально отличаются, поэтому календарь одновременно работает как планировщик платежей и трекер оплат.

Это удобнее обычного списка особенно тогда, когда платежей много.

Не всегда хочется просматривать весь месяц. Иногда нужно просто понять:

«Что я должен оплатить сегодня и в ближайшие несколько дней?»

Для этого предусмотрен отдельный блок «Ближайшие платежи».

Предстоящие расходы автоматически собираются в список и сортируются по дате. В нём видно дату, название платежа, сумму и сколько времени осталось до оплаты.

Например:

Платежи на сегодня и завтра дополнительно выделяются.

В результате таблицу можно открыть буквально на несколько секунд и сразу понять, какие расходы приближаются.

Ещё одна проблема обычного списка платежей — он показывает план, но не отвечает на вопрос, что уже действительно оплачено.

Поэтому в таблице реализована фиксация оплат.

В версии для Excel достаточно дважды нажать на ячейку на пересечении нужного платежа и месяца. Оплата будет зафиксирована, а повторное действие позволит её отменить.

После добавления оплаты данные учитываются в общей статистике и истории.

Это превращает обычный календарь расходов в Excel в полноценный небольшой трекер: можно не только запланировать платежи, но и видеть их фактическое выполнение.

В Google Таблицах логика аналогичная: оплата и её отмена выполняются одним действием, а изменения учитываются в статистике и истории. Для автоматических функций используется Apps Script, поэтому при первом использовании потребуется стандартная авторизация Google.

Если просто поставить отметку «оплачено», через несколько месяцев становится сложно вспомнить, когда именно был произведён платёж.

Поэтому все оплаты собираются на отдельном листе «История оплат».

Там сохраняются дата, название платежа и сумма. Данные можно посмотреть и при необходимости скорректировать.

Получается простой журнал регулярных платежей.

Например, вы можете открыть историю и посмотреть, когда оплачивался интернет, ипотека или определённая подписка.

А основная таблица при этом остаётся компактной и не превращается в бесконечный журнал операций.

Когда платежей становится много, интересно посмотреть не только текущий месяц, но и общую динамику.

В таблице есть автоматическая статистика и график фактических регулярных расходов по месяцам. Он позволяет сравнивать месяцы между собой и видеть изменение суммы постоянных платежей в течение года.

Например, можно заметить, что в начале года обязательные расходы составляли около 86 000 ₽ в месяц, а летом выросли почти до 100 000 ₽.

Это уже повод посмотреть внимательнее:

• что добавилось?
• какая подписка стала дороже?
• появился новый постоянный расход?
• какие сервисы больше не используются?

Так трекер подписок помогает не только не забывать об оплатах, но и периодически проводить ревизию постоянных расходов.

Особенно хорошо таблица подходит именно для контроля подписок.

Мы часто оформляем их в разное время и постепенно перестаём помнить точные даты списаний.

300 ₽ здесь, 599 ₽ там, ещё 249 ₽ за музыку, 790 ₽ за другой сервис. По отдельности суммы кажутся небольшими. Но вместе они могут превращаться в заметную ежемесячную статью расходов.

Поэтому полезно иметь таблицу для учета подписок, где можно собрать все сервисы и увидеть их общую стоимость.

Так гораздо проще заметить подписку, которой вы давно не пользуетесь, или заранее принять решение, хотите ли вы продлевать её ещё на месяц.

И для этого не требуется устанавливать отдельное приложение или передавать стороннему сервису данные банковских карт.

Excel или Google Таблицы — какую версию выбрать?

Таблица доступна сразу в двух вариантах. По основному функционалу версии идентичны, но предназначены для разных платформ и не являются взаимозаменяемыми.

Если вы привыкли работать локально и хотите, чтобы файл находился на компьютере, выбирайте Excel. Эта версия работает офлайн и предназначена для настольного Excel на Windows версии 2016 и новее. Файл имеет формат xlsm (с поддержкой макросов).

Календарь регулярных платежей и подписок в Excel

Если удобнее открывать таблицу онлайн и иметь к ней доступ через Google-аккаунт, выбирайте Google Таблицы. Такая версия подходит и для совместного доступа.

Календарь регулярных платежей и подписок в Google Sheets

Кому подойдёт такой календарь платежей

В первую очередь — тем, кто уже замечал за собой хотя бы одну из этих ситуаций:

• вы периодически забываете об очередной оплате;
• не помните точные даты списаний по подпискам;
• хотите заранее знать обязательные расходы следующего месяца;
• держите даты платежей в заметках, календаре и нескольких приложениях одновременно;
• не можете быстро сказать, сколько денег ещё спишется до конца месяца;
• хотите контролировать подписки и отключать ненужные;
• ведёте небольшой бизнес и хотите собрать постоянные расходы в одном месте;
• не хотите устанавливать отдельное приложение для контроля подписок;
• любите Excel или Google Таблицы и хотите вести финансовый учёт именно там.

Если хотя бы несколько пунктов знакомы, отдельный планировщик регулярных платежей действительно может упростить жизнь.

Самая полезная функция такой таблицы — даже не графики и не автоматические расчёты. А ощущение, что больше не нужно держать список платежей в голове.

Заключение

Конечно, похожий файл можно создать самостоятельно.

Сделать список платежей, прописать формулы для определения ближайшей даты, собрать календарь, настроить историю оплат, автоматическую фиксацию платежей, статистику и график.

Но если вам нужна не разработка таблицы, а сам результат, проще взять готовое решение.

В нём уже есть: трекер регулярных расходов, календарь платежей, список ближайших оплат, фиксация выполненных платежей, история, статистика и график расходов по месяцам.

Вам остаётся заменить демонстрационные данные своими.

Ещё больше полезных материалов и решений в нашем Telegram-канале:

Если вы сейчас ищете как вести учет регулярных платежей, попробуйте сначала составить полный список - выпишите все платежи, которые повторяются.

Вспомните ипотеку или аренду, связь, интернет, коммунальные услуги, кредиты, страховки, сервисы, подписки, рабочие программы и другие расходы, которые повторяются из месяца в месяц.

Скорее всего, их окажется больше, чем казалось.

А дальше перенесите их в один календарь.

Так вы будете заранее видеть не просто остаток денег на счёте, а реальную сумму обязательств на ближайшие недели.

Для этого и создан наш календарь регулярных платежей и подписок — простой готовый инструмент для тех, кто хочет планировать постоянные расходы, контролировать оплаты и не вспоминать в последний момент, что сегодня должно произойти очередное списание.

Один раз внесите свои постоянные расходы — и вместо вопроса «Что и когда у меня ещё спишется?» у вас всегда будет готовый ответ.