Как сделать простую и бесплатную CRM-систему в Google таблицах

Введение

Согласитесь, достаточно сложно представить работу бизнеса в современном мире без автоматизации процессов. Однако очень часто малый и средний бизнес, выстраивая взаимоотношения с клиентами, не внедряют автоматизацию и не уделяют должного внимания контролю и учету.

Представим себе ситуацию, когда работа отдела продаж ведется без системы учета. Каждый менеджер работает так, как ему удобнее: фиксирует звонки, встречи и другие виды взаимодействия с клиентами по своему усмотрению — кто-то на бумаге, кто-то в своей электронной таблице Excel или Google, а кто-то, наверняка, вообще не считает нужным фиксировать процесс своей работы.

При таком раскладе становится невозможным оценить эффективность работы отдела продаж, да и риск потерять важные контакты достаточно высок. Разумный выход – внедрение CRM-системы.

Что такое CRM и для чего ее используют

Простыми словами, CRM-система — это автоматизированный контроль и учет, который способствует улучшению взаимодействий с клиентами.

CRM-система поможет вам:

составить структурированную клиентскую базу,
контролировать качество работы отдела продаж в любое время,
оперативно получить статистику и анализ эффективности работы,
разработать стратегический план развития.

Кому нужна CRM-система?
Если ваш бизнес:

предполагает многократную продажу продуктов или услуг,
работает напрямую с клиентами (звонки, письма, сообщения, встречи),
стремится получить и удержать новых клиентов,

значит, он нуждается в CRM-системе!

Простая CRM в Google таблицах

В этом видео мы покажем, как создать простую CRM-систему, используя мощный инструментарий Google таблиц — функции, скрипты и встроенные инструменты.

В качестве примера рассмотрим небольшую компанию по продаже абонементов в фитнес-клуб. Конечно, сферы применения CRM не ограничены — на месте абонементов могут быть любые продукты и услуги.

456239040 mDDX-wmzOCE 122235768c932f7bec06ba9033f0659b vPATs66LIRDQ

Скрипт для очистки карты клиента

function clear() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var cells = ['C4', 'C5', 'C6', 'C7', 'C10', 'C12', 'C14', 'C16'];

  cells.forEach(function(cell) {
    sheet.getRange(cell).clearContent();
  });
}

Скрипт для перемещения данных из карты в базу

function card_add() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var base = ss.getSheetByName('База клиентов');      // целевой лист
  var form = ss.getSheetByName('Выпуск карты');       // источник
  // Из "Выпуск карты":
  var vC4  = form.getRange('C4').getValue();
  var vC5  = form.getRange('C5').getValue();
  var vC6  = form.getRange('C6').getValue();
  var vC7  = form.getRange('C7').getValue();
  var vC8  = form.getRange('C8').getValue(); // чекбокс TRUE/FALSE
  var vC10 = form.getRange('C10').getValue();
  var vC11 = form.getRange('C11').getValue();
  var vC12 = form.getRange('C12').getValue();
  var vC14 = form.getRange('C14').getValue();
  var vC15 = form.getRange('C15').getValue();
  var vC16 = form.getRange('C16').getValue();

  // Из "База клиентов": дефолты/справочники из строки 2
  var vD2 = base.getRange('D2').getValue();
  var vH2 = base.getRange('H2').getValue();
  var vJ2 = base.getRange('J2').getValue();

  // Строка-результат (A:O = 15 колонок)
  // 1:A  2:B  3:C  4:D  5:E  6:F  7:G  8:H  9:I  10:J  11:K  12:L  13:M  14:N  15:O
  var rowValues = [
    vC4,                 // A
    vC5,                 // B
    vC6,                 // C
    vD2,                 // D
    vC7,                 // E
    (vC8 ? 'да' : 'нет'),// F  (вместо формулы сразу значение)
    '',                  // G  (в исходнике G не заполнялся)
    vH2,                 // H
    vC15,                // I
    vJ2,                 // J
    vC10,                // K
    vC11,                // L
    vC12,                // M
    vC14,                // N
    vC16                 // O
  ];

  // Находим следующую строку (append) и пишем всё одной операцией
  var nextRow = base.getLastRow() + 1;
  base.getRange(nextRow, 1, 1, 15).setValues([rowValues]);

  // Применяем форматирование со 2-й строки
  base.getRange('A2:O2').copyTo(base.getRange(nextRow, 1), SpreadsheetApp.CopyPasteType.PASTE_FORMAT, false);
}

Скрипт для сброса чекбоксов

function null_status() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var cells = [
    'D4','D5','D6','D7','D8','D10','D11','D12','D13','D14','D15','D16',
    'D19','D20','D21','D22','D23','D24','D25','D26','D27','D28','D29','D30',
    'D31','D32','D33','D34','D35','D36','D37','D38','D39','D40','D41'
  ];

  cells.forEach(function(cell) {
    sheet.getRange(cell).setValue(false);
  });
}

Скачать файлы из этой статьи

Рабочие файлы

Откройте таблицы по ссылке. У вас будет доступ только для просмотра.
Чтобы начать пользоваться — в меню выберите Файл → Создать копию. После этого копия с полным доступом появится у вас на Google Диске, и в ней будут доступны все функции и макросы.

Заключение

Такая CRM-система отлично подходит небольшому бизнесу, который пока не готов тратить бюджет на дополнительные инструменты, но нуждается в автоматизации процессов. Преимущество CRM в Google таблицах, помимо бесплатности, в их простоте и доступности для всех пользователей на всех их устройствах. Обращаем ваше внимание, что наш пример, не является финальным и эталонным.

Нужна помощь?

Если вам не хочется тратить время на самостоятельную настройку, у нас есть готовые решения — магазин таблиц. А если нужен индивидуальный подход, мы разрабатываем таблицы и системы учёта на заказ под ваши задачи.

Связаться с нами