Подборка таблиц для контроля денег в малом бизнесе
Контролировать деньги в небольшом бизнесе можно и без сложной финансовой системы. Для многих задач достаточно обычной таблицы в Excel или Google Таблицах.
В ней можно учитывать доходы и расходы, сравнивать план с фактом, планировать будущие платежи, контролировать регулярные списания и заранее понимать, сколько денег останется на счетах.
Собрали 6 вариантов таблиц для контроля финансов малого бизнеса — от бесплатных шаблонов Excel и Google Таблиц до готовых решений для бюджета, платежей и учета расходов.
Начнем с бесплатных вариантов.
1. Бесплатные шаблоны Excel
В Excel уже есть большая галерея готовых шаблонов. Чтобы открыть ее, достаточно перейти в Файл → Создать и воспользоваться поиском.
Например, по запросам «бюджет», «расходы», «финансы» или «бизнес» можно найти таблицы для личного и семейного бюджета, бюджета компании, учета расходов, движения денежных средств и других задач.
Выбор довольно большой. Некоторые шаблоны уже содержат формулы, диаграммы и основные расчеты — достаточно заменить примеры своими данными.
Другие скорее служат заготовкой: нужно самостоятельно изменить категории, добавить необходимые показатели, настроить формулы или автоматизацию.
Например, для простого контроля бюджета можно использовать готовый шаблон с плановыми и фактическими доходами и расходами.
Есть и более простые варианты — например, таблицы для личного бюджета, которые при желании можно переделать под небольшой бизнес.
Плюсы: бесплатно, большой выбор, многие шаблоны уже содержат базовые формулы и диаграммы.
Минусы: универсальные шаблоны не всегда подходят под конкретный бизнес, поэтому часть из них придется дорабатывать самостоятельно.
2. Бесплатные шаблоны Google Таблиц
Своя галерея шаблонов есть и в Google Таблицах.
Открыть галерею шаблонов Google Sheets
Выбор здесь заметно меньше, чем в Excel, но для базового учета денег есть готовые варианты. Например, можно найти месячный и годовой бюджет.
В шаблоне месячного бюджета уже настроены основные расчеты: можно указать начальную сумму, планируемые и фактические доходы и расходы, а таблица рассчитает итоговые показатели.
Плюс Google Таблиц в том, что они работают в браузере, а доступ к файлу можно предоставить другим пользователям. Это удобно, если финансовую таблицу заполняют несколько человек.
Для простого учета бесплатных шаблонов может быть вполне достаточно. Но если нужна таблица под конкретную задачу, стандартный шаблон часто приходится дорабатывать.
Дальше рассмотрим еще четыре варианта — уже для определенных задач финансового учета.
3. Таблица для учета доходов и расходов
Если нужно не просто записывать расходы, а видеть общую картину по финансам, подойдет отдельная таблица учета бюджета.
Все операции вносятся в одно место, после чего таблица автоматически распределяет их по категориям и рассчитывает основные показатели.
Можно учитывать:
- доходы и расходы;
- накопления;
- долги;
- итоговый баланс;
- динамику по месяцам и выбранному периоду.
На дашборде можно быстро посмотреть структуру доходов и расходов и понять, куда уходят деньги.
Такой вариант подойдет небольшому бизнесу, ИП или самозанятому, которому нужен относительно простой учет без большого количества финансовых отчетов.
Таблица уже настроена: пользователю остается внести свои операции и при необходимости изменить категории.
Шаблон доступен в двух версиях:
4. Платежный календарь и учет движения денежных средств
Простой учет доходов и расходов отвечает на вопрос: куда пришли и куда ушли деньги.
Но бизнесу часто важно знать еще и другое: хватит ли денег на будущие платежи.
Например, через неделю нужно оплатить аренду, затем зарплаты, услуги подрядчиков и поставку товара. Даже если по итогам месяца бизнес прибыльный, в конкретный день денег на счете может оказаться недостаточно.
Для такой задачи используется платежный календарь.
В него заносятся плановые и фактические поступления и списания. Таблица помогает увидеть движение денег во времени и заранее оценить будущий остаток.
В готовом шаблоне можно вести доходы, расходы и переводы между счетами, контролировать будущие платежи, анализировать движение денег по счетам, категориям и контрагентам.
Это уже более подробный инструмент финансового контроля, чем обычная таблица расходов.
Особенно полезен он бизнесу, где в течение месяца проходит много платежей и важно заранее видеть возможные кассовые разрывы.
Есть две версии:
5. Календарь регулярных платежей и подписок
Не всем нужен полноценный платежный календарь.
Иногда задача гораздо проще: собрать в одном месте все повторяющиеся платежи и не забывать оплачивать их вовремя.
У небольшого бизнеса таких расходов постепенно становится довольно много:
- аренда;
- CRM;
- телефония;
- интернет;
- хостинг;
- онлайн-касса;
- сервисы аналитики;
- облачные хранилища;
- банковские и рабочие подписки;
- другие постоянные платежи.
Когда сервисов становится много, легко забыть о небольшом списании или вообще продолжать платить за то, чем компания уже не пользуется.
Для этого подойдет календарь регулярных платежей и подписок.
В таблицу один раз добавляются регулярные расходы, их суммы и даты. После этого можно контролировать предстоящие платежи и отмечать уже оплаченные.
Такой вариант подойдет тем, кому полноценный учет ДДС пока не нужен, но хочется навести порядок именно в обязательных повторяющихся расходах.
Доступны версии:
- Календарь регулярных платежей и подписок в Google Sheets
- Календарь регулярных платежей и подписок в Excel
6. Таблица для годового планирования бюджета
Если на проект, направление или определённый период выделен конкретный бюджет, важно понимать, сколько средств уже израсходовано и какая сумма ещё доступна.
В такой таблице можно задать общий бюджет, фиксировать фактические затраты, контролировать израсходованные средства и оставшийся бюджет.
Такой формат позволяет увидеть не только расходы конкретного месяца, но и общую картину за год.
Таблица подойдет, когда важно контролировать расходы в рамках заранее установленного бюджета и в любой момент видеть доступный остаток.
Шаблон доступен в двух версиях:
- Google Таблица для годового планирования бюджета и контроля расходов
- Таблица Excel для годового планирования бюджета и контроля расходов
Ещё больше полезных материалов и решений в нашем Telegram-канале:
Какую таблицу выбрать
Универсального варианта здесь нет — все зависит от того, насколько подробно вы хотите контролировать деньги.
Если нужен бесплатный и простой старт, сначала стоит посмотреть стандартные шаблоны Excel и Google Таблиц. Для базового бюджета их возможностей может быть достаточно.
Если нужно фиксировать доходы и расходы и видеть общую финансовую картину, подойдет таблица учета бюджета.
Если важно планировать будущие поступления и списания и контролировать остатки денег, лучше использовать платежный календарь.
Если основная проблема — регулярные списания и подписки, удобнее отдельный календарь повторяющихся платежей.
А для контроля расходов в рамках заранее установленной суммы подойдет таблица годового бюджета.
Главное — не усложнять учет без необходимости. Хорошая финансовая таблица должна помогать быстро понимать, сколько денег есть сейчас, на что они уходят и какие платежи предстоят дальше.
