Как риэлтору вести клиентов и показы: таблица или CRM

Каталог готовых Excel и Google таблиц

Возможно, нужная таблица уже ждёт вас там!

Перейти в каталог

Где риэлтору вести клиентов, показы и сделки?

Вы частный риэлтор или небольшое агентство недвижимости и задаетесь вопросом, где вести клиентов, показы, историю общения и сделки?

Есть три основных варианта:

1. создать таблицу для риэлтора самостоятельно в Excel или Google Таблицах;
2. использовать готовую CRM-таблицу, где основные процессы уже автоматизированы;
3. перейти на полноценный CRM-сервис с ежемесячной подпиской.

В этой статье разберем, чем отличаются эти варианты, покажем, как организовать простой учет самостоятельно, и дадим бесплатный шаблон Excel для скачивания.

Вариант 1. Сделать таблицу для риэлтора самостоятельно

Самый простой вариант — самостоятельно сделать таблицу для учета клиентов риэлтора в Excel или Google Таблицах.

Для частного специалиста этого во многих случаях вполне достаточно.

Главное — не пытаться хранить всю информацию на одном листе. Удобнее разделить базу на несколько связанных разделов.

1. База клиентов

Это основной лист, где одна строка соответствует одному клиенту.

Например:

При необходимости сюда можно добавить источник обращения, ответственного риэлтора, требования к объекту и другие важные для работы поля.

Но превращать основную базу в огромную таблицу из десятков столбцов тоже не стоит.

Подробную историю работы с клиентом удобнее хранить отдельно.

2. История работы с клиентами

Для каждого звонка, сообщения, встречи или показа создается отдельная запись.

Например:

Так постепенно формируется полноценная история работы.

Через несколько месяцев не придется вспоминать, о чем вы разговаривали с клиентом и какие варианты ему уже предлагали.

3. Учет показов

Если показов много, для них удобно сделать отдельный журнал.

Например:

Так можно быстро посмотреть не только количество проведенных показов, но и реакцию клиента на каждый объект.

4. Сделки

Отдельный лист можно использовать для клиентов, которые дошли до сделки.

Минимальная структура:

клиент → объект → стоимость сделки → комиссия → дата → статус оплаты.

Так данные о завершенных сделках не смешиваются с основной базой клиентов.

Скачать простую таблицу для риэлтора бесплатно

Чтобы не создавать все листы с нуля, мы подготовили простой шаблон Excel для учета клиентов риэлтора.

Внутри уже есть листы:

• база клиентов;
• история работы;
• журнал показов;
• учет сделок;
• примеры заполнения.

Скачать бесплатную таблицу для учета клиентов риэлтора

Это именно простая структура для самостоятельного учета. Ее можно изменить, добавить свои столбцы, формулы и постепенно доработать под собственный процесс.

Что можно автоматизировать в такой таблице

Когда базовая структура готова, таблицу можно постепенно развивать.

Например, настроить:

• автоматическое выделение клиентов, которым нужно позвонить сегодня;
• просроченные контакты;
• ближайшие показы;
• выпадающие списки статусов;
• автоматическое отображение последнего контакта;
• фильтры по типу обращения и этапу работы;
• учет сделок и комиссий;
• статистику по месяцам;
• воронку продаж.

В результате обычная таблица постепенно превращается в небольшую CRM для риэлтора.

Но здесь появляется главный недостаток самостоятельного варианта: всё это придется создавать и настраивать самому.

Нужно продумать структуру, формулы, справочники, связи между листами и автоматизацию.

Если вы хорошо знаете Excel или Google Таблицы, это вполне реально. Но если таблицы нужны только как рабочий инструмент, на разработку собственной системы можно потратить несколько вечеров.

Вариант 2. Купить готовую CRM-таблицу для риэлтора

Если самостоятельно разрабатывать систему не хочется, второй вариант — купить готовую таблицу.

Готовых шаблонов для учета клиентов и недвижимости достаточно много, особенно на зарубежных площадках.

Но здесь есть несколько особенностей.

Часть решений представляет собой обычный шаблон, где практически все действия по-прежнему выполняются вручную.

Многие готовые CRM-таблицы разработаны для англоязычного рынка. В них используются другие названия этапов, свои особенности работы с недвижимостью, а интерфейс и инструкция обычно полностью на английском языке.

Русскоязычных автоматизированных решений заметно меньше.

Один из вариантов — готовая CRM для риэлторов из каталога store.birdyx.ru, которая доступна в Excel и Google Таблицах.

В отличие от простой таблицы со списком клиентов, здесь часть процессов уже автоматизирована.

База клиентов

В одной базе можно хранить клиента, его телефон, тип запроса, интересующий объект или район, бюджет, ответственного сотрудника, текущий статус и дату следующего контакта.

Для статусов используются готовые этапы работы: от нового лида до сделки или отказа.

Это позволяет открыть таблицу и сразу увидеть, кто сейчас находится в работе и на каком этапе.

История работы с каждым клиентом

Одна из важных функций — отдельная история взаимодействий.

Из базы можно открыть клиента и посмотреть предыдущие звонки, встречи и другие контакты.

В этом же окне можно добавить новую запись: выбрать дату, тип контакта, результат, оставить комментарий и сразу назначить следующий контакт.

Например, после показа можно записать результат и сразу поставить следующий звонок на нужную дату.

Это уже отличается от обычной таблицы, где приходится вручную искать клиента, переходить между листами и добавлять записи.

Общая история работы

Все взаимодействия также сохраняются в общей истории.

Здесь можно посмотреть звонки, встречи, показы и другие контакты по всем клиентам.

Такая структура особенно удобна, если с базой работает несколько риэлторов: становится понятно, кто и когда общался с клиентом и о чем договорились.

Аналитика и воронка

На основании базы автоматически формируется статистика.

Например, можно посмотреть количество клиентов на разных этапах:

новый лид → связались → подбор / работа → просмотр / встреча → переговоры → сделка.

Также в готовой таблице можно анализировать обращения, количество и сумму сделок, комиссию агентства и результаты работы сотрудников.

То есть риэлтор заполняет рабочую базу, а часть отчетности формируется автоматически.

Excel или Google Таблицы

Готовый шаблон таблицы доступен в двух версиях:

CRM для агентства недвижимости в Excel

Версия подойдет тем, кто предпочитает работать в Excel на компьютере офлайн.

CRM для агентства недвижимости в Google Таблицах

Google Таблицы работают онлайн, удобны, если с одной базой одновременно работают несколько сотрудников.

В обоих случаях это разовая покупка готового файла, а не ежемесячная подписка.

Еще одно преимущество готового решения — возможность доработки.

Если стандартной структуры недостаточно, можно обратиться к разработчику и адаптировать таблицу под особенности работы конкретного риэлтора или агентства.

Например, добавить дополнительные поля, изменить аналитику или реализовать другой рабочий процесс.

Такой вариант находится примерно посередине между самостоятельно сделанной таблицей и полноценным CRM-сервисом.

Вариант 3. Использовать полноценную CRM для недвижимости

Третий вариант — специализированная CRM-система.

Это уже отдельный сервис, в котором могут быть не только клиенты и сделки, но и база объектов, задачи сотрудников, телефония, мессенджеры, автоматическое распределение заявок, интеграции с сайтом и другие инструменты.

Такие системы особенно полезны, когда появляется большая команда и значительный поток обращений.

Например, руководителю агентства может быть важно видеть:

• кто работает с каждым клиентом;
• сколько новых обращений поступило;
• на каком этапе находится каждая сделка;
• какие задачи просрочены;
• как распределяются лиды;
• как работают разные сотрудники.

Но для частного риэлтора возможности большой CRM могут оказаться избыточными.

Потребуется время на внедрение и настройку системы, придется разобраться с интерфейсом, а большинство сервисов предполагает регулярную оплату подписки.

В результате для ведения нескольких десятков или сотен клиентов может использоваться большая система, значительная часть возможностей которой просто не нужна.

Когда таблицы уже недостаточно

При этом таблица подходит не всем.

Если в агентстве работает много сотрудников, заявки автоматически поступают из нескольких источников, нужна телефония, интеграция с мессенджерами, распределение лидов между агентами и сложное разграничение прав доступа — полноценная CRM будет логичнее.

Таблица лучше подходит частному риэлтору или небольшому агентству, где основные задачи — вести клиентов, не забывать о следующих контактах, сохранять историю работы, учитывать показы и контролировать сделки.

Что выбрать: свою таблицу, готовую таблицу или CRM?

У каждого варианта есть свои особенности.

Если вы работаете самостоятельно и клиентов пока немного, можно начать с собственной таблицы.

Скачайте простой шаблон, попробуйте вести в нем клиентов несколько недель и посмотрите, каких возможностей вам действительно не хватает.

Если структура подходит, но самостоятельно создавать формулы, автоматизацию, историю контактов и отчеты не хочется, можно перейти на готовую CRM-таблицу.

А если бизнес вырос до агентства с большим потоком заявок, телефонией, интеграциями и несколькими отделами, имеет смысл рассматривать полноценный CRM-сервис.

Ещё больше полезных материалов и решений в нашем Telegram-канале:

Главное — не количество функций

Для частного риэлтора хорошая система учета должна прежде всего быстро отвечать на несколько вопросов:

Кто сейчас у меня в работе?

Когда я последний раз общался с этим клиентом?

Кому нужно позвонить сегодня?

Какие показы уже были и чем они закончились?

Какое следующее действие запланировано?

Какие сделки сейчас находятся в работе?

Если для получения этих ответов не приходится искать информацию по мессенджерам, заметкам и календарю, значит система уже выполняет свою основную задачу.